(趣旨)

第1条　この村役場の事務処理及び職員の服務に関しては、法令その他別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(事務処理)

第2条　この村役場の事務は、すべて迅速かつ適確に処理し、民主的にして能率的な行政の確保を図らなければならない。

第3条から第7条まで　削除

(決裁)

第8条　事務の処理は、特別の事由がある場合を除いては、主務課の課長及び副村長を経て村長の決裁を受けなければならない。

(村長事務の代決)

第9条　村長が不在のときは、副村長が事務を代決する。

(課長事務の代決)

第10条　課長が不在のときは、主幹、課長補佐、主査又は係長がその事務を代決することができる。

(課長事務取扱い及び課長心得)

第11条　課長に事故があるとき又は課長が欠けた場合において必要があると認めたときは、副村長又は職員の中から課長事務取扱い若しくは課長心得を命じてその職務を執行させるものとする。

(代決の制限)

第12条　重要又は異例の事務については、特に緊急処理を要するものを除いては、前3条の規定にかかわらず代決することができない。

(後閲)

第13条　第9条から前条までの規定によって代決した文書は、代決者において「要後閲」の印を押し、施行後速やかに上司の閲覧を受けなければならない。ただし、軽易な事項については、この限りでない。

(村長の職務代行)

第14条　村長及び副村長(地方自治法第152条第2項の規定による長の職務代理者を含む。)にともに事故があるとき又は欠けたときは、その職務を代行すべき事務職員の席次の順位は、次の順序によってその事務を行う。

(専決)

第15条　村長は、別に定めるところにより、その事務の一部を副村長又は課長に専決させることができる。

(文書の収受)

第16条　執務時間中に村役場に到達した文書、図書、金券、物品等は、総務課長が収受する。

(文書の配付)

第17条　収受した文書は、次の各号によって直ちに配付しなければならない。

(文書発収簿の返付)

第18条　主務課長又は名あて人は、前条の金品又は文書の配布を受けたときは、文書発収簿に押印して総務課長に返付しなければならない。

(配付前の閲覧)

第19条　収受文書は、配付前村長の閲覧を経なければならない。

(口頭又は電話による受付)

第20条　口頭又は電話により受け付けた事項で重要なものは、口頭申請受付簿にその要領を記載して主務課長に報告しなければならない。

(数課に関係ある事務の主管)

第21条　2以上の課に関係ある事項は、その関係が最も深い課が主管するものとする。その主管について意見があるときは、村長が定める。

(主管でない文書の配付)

第22条　配付を受けた文書がその主管でないと認められるものがあるときは、速やかに総務課長に返付しなければならない。

(直接受理文書)

第23条　総務課を経ずして直接受理した公文書は、遅滞なく総務課に回付し、収受の手続を経なければならない。

(配付を受けた文書の処理)

第24条　文書の配付を受けたときは、課長は、自ら処理するもののほか、主任に配付して速やかに処理させなければならない。

(至急文書の処理)

第25条　至急に処理しなければならない文書は、欄外上部に赤紙を貼付して回議するものとし、即時処理しなければならない場合は、事務主任者が持ち回るものとする。

(秘密文書の処理)

第26条　秘密文書の処理は、課長又は特に指名された者が立案し、欄外上部に「秘」の文字を朱書して自ら持ち回り、又は秘書袋に封入して授受しなければならない。

(文書の発信名義)

第27条　公文書は、すべて村長名をもってしなければならない。ただし、法令又はこれに基づく委任により副村長若しくは会計管理者の権限に属する事項は、副村長名若しくは会計管理者名を用いるものとする。

(文書の公開)

第28条　文書、簿冊等は、村長の承認を経なければ他人に示し、若しくは謄写を与え、又は役場外に持ち出すことができない。

(文書の起案)

第29条　文書の起案は、所定の用紙を用い、案文の形式、文体、用語、用字を整え、これに署名押印の上専決その他決裁区分によって回議に付さなければならない。

第30条　起案文書の文字は明瞭に、文章は平明簡易でなければならない。

第31条　事件の軽易なものについては、その文書の余白に処分案を朱書し、又は処分印を押し、若しくは簿冊を用いて処理することができる。その原書の保存を要しないものについては、符せんを用い、又はその余白に必要な事項を記載して返送することができる。

第32条　回議事件であって意見の異なるときは、意見を具して村長の指揮を受けなければならない。

第33条　起案の趣旨が変更されたとき又は廃案となったときは、その旨を朱書して関係課に通知しなければならない。

(浄書及び発送の手続)

第34条　発送文書又は公布若しくは公示する文書は、原則として主務課で浄書、立案者で校合し、金券、第3種、第4種及び小包郵便は、包装の上起案書に番号及び年月日を記入し、公印を押して起案書及び文書発収簿に施行年月日を記入、起案書を契印の上発送しなければならない。ただし、印刷した文書であって事の軽易なものは、公印及び契印を省略することができる。

(文書の番号)

第35条　文書(指令等を含む。)の番号は、毎年1月1日から起し、収受及び発送を通じて一連番号を用い、同一事件の往復には完結に至るまで翌年にわたる場合といえども同一(枝番)を用いなければならない。

(文書の当日発送及び宿直発送)

第36条　総務課で各課から退庁1時間前までに送付を受けた文書及びそれ以後に送付のあったもので急を要する文書は、その当日発送を完了しなければならない。

(電話による事務処理)

第37条　電話によって処理しようとする事項のうち重要なものは、主務課長の承認を経て通話しなければならない。

(公印の取扱い)

第38条　公印は、常に印箱に納め、執務時間中は総務課長(課長不在のときは、課長があらかじめ定めた者)が、住民税務課専用の公印については、住民税務課長(課長不在のときは、課長があらかじめ定めた者)がこれを保管し、退庁のときは、印箱を閉じ、施錠して保管しなければならない。

(庁中日誌)

第39条　総務課長は、毎日必要な事項を記録するよう命じなければならない。

(公文令達の種類)

第40条　公文令達の種類は、次のとおりとする。

(編集及び保存の主管)

第41条　完結した文書は、各主務課で編集し、所定の書庫内に保存しなければならない。

(編集方法)

第42条　文書の編集は、次の各号によって処理しなければならない。

(保存期間)

第43条　文書の保存期間は、次の4種とする。

(文書の廃棄)

第44条　保存期間が満了した文書は、主務課長が村長の決裁を経て廃棄するものとする。ただし、必要があるものについては、更に期間を定めて保存することができる。

第45条　保存中の文書であっても保存の必要のなくなったときは、前条によって廃棄することができる。

(保存区分)

第46条　文書の保存区分は、別に定めるもののほか、次のとおりとする。

(出勤簿の押印)

第47条　職員は、出勤時刻を厳守し、出勤したときは出勤簿に印を押さなければならない。

(出勤簿の整理)

第48条　出勤時限を過ぎたときは、各課等の長は、直ちに出勤簿を撤して出張、忌引、休暇、欠勤、遅参等を調査し、整理しなければならない。

(遅参、早退)

第49条　職員は、定刻に遅れて登庁し、又は早退しようとするときは、遅参、早退届に所要の事項を記載し、村長の承認を受けなければならない。

(休暇)

第50条　職員が休暇を受けようとするときは、休暇届を提出して村長の承認を受けなければならない。ただし、6日を超える病気休暇については、医師の診断書を添付しなければならない。

(欠勤)

第51条　職員が欠勤したときは、欠勤届によって処理しなければならない。

(私事旅行等の届出)

第52条　職員は、私事又は転地療養その他の事由により、県外へ旅行しようとするときは、私事旅行届により、あらかじめ村長に届け出なければならない。

(欠勤時等の事務処理)

第53条　欠勤、休暇、旅行の場合急を要するもので完結していない文書があるときは、主務課長に申し出なければならない。

(超過勤務、休日勤務)

第54条　職員に正規の時間を超えて、又は休日に勤務させようとするときは、超過勤務、休日勤務命令簿によってこれを命ずる。

(執務時間中の外出)

第55条　執務時間中一時外出しようとするときは、課長は村長、課員は主務課長の承認を受けなければならない。

(就任者の着任後の届出)

第56条　新たに採用された者は、着任後3日以内に履歴書及び住所届を提出しなければならない。

(履歴事項の変更届)

第57条　転居、転籍、改氏名その他履歴事項に変更があったときは、直ちに届け出なければならない。

(事務引継)

第58条　転任、免職休職の場合には、取扱事件を後任者又は上司の指名した者に引き継ぎ、その必要なものには、別に説明書を添付しなければならない。

(服務及び身分についての願届)

第59条　服務及び身分についての願届は、主務課長を経なければならない。

(出勤状況調査)

第60条　各課等の長は、毎月1回職員の出勤状況を調査して村長に報告しなければならない。

(退庁時の心得)

第61条　職員が退庁しようとするときは、書類帳簿を取りまとめて整理して散逸を防ぐと共に、印章、かぎその他重要物品の保管について特に注意を払わなければならない。

(出張伺)

第62条　出張しなければならない用務があるときは、主務課長は、課員よりの提出の出張伺を村長に提出し、決裁を経て本人に伝達しなければならない。

(出張時の心得)

第63条　出張中、出張命令日限内にその用務を終えることができないとき又は用務地を変更しなければならないときは、あらかじめその理由を具して許可を受けなければならない。

第64条　出張者が出張中疾病又は事故のため服務することができないときは、その旨及び取扱未済の事項を直ちに報告しなければならない。

第65条　出張したときは、帰庁後直ちに復命書を提出しなければならない。ただし、上司の承認を受けたときは、復命書を省くことができる。

(非常変災時の心得)

第66条　職員は、庁舎、営造物その他村の財産又はその付近に非常変災が発生したことを知ったときは、直ちに登庁し、上司の指揮を受けなければならない。

第67条　火災その他の危難が迫ったときは、各課長又は営造物管理者は、所属職員をして次の順序によって重要書類及び物件を適当な場所に搬出し、監守者を定めて監守させなければならない。

(非常持出の表示)

第68条　貴重な書類及び物品は、「非常持出」の表示をした器具に収め、又はその旨を表示した赤紙を貼付して非常変更に際し直ちに搬出できるよう準備しておかなければならない。

(当直の種類及び勤務時間)

第69条　当直は、日直及び宿直の2種とする。

第70条　当直員は、輪番制とし職員1人以上をもって充てる。

(当直勤務割)

第71条　総務課長は、当直勤務割当表によって当直勤務割当を定め、あらかじめ本人に通知するものとする。

(当直勤務割当の変更)

第72条　病気、事故その他やむを得ない理由のため当直することができない者は、その割当の変更を求めることができる。

(当直の交代)

第73条　当直員は、当直中発病及びその他の事故により当直することができなくなったときは、総務課長(総務課長不在のときは所属課長)の許可を得て代直員を定めて交代することができる。

(当直の免除)

第74条　次の各号に該当する者は、当直を免除する。

(簿冊、物品の引継ぎ)

第75条　当直員は、総務課又は先番者から次の簿冊、物品の引継ぎを受け、勤務が終わったときは、総務課又は休日には次番者へ引き継がなければならない。

(当直員の事務処理)

第76条　当直員は、庁内を巡視してその取締りに任ずるほか、事務処理について次の各号によらなければならない。

(巡視)

第77条　当直員は、当直中3回以上庁舎の内外を巡視し、特に火気、戸締まり等を点検しなければならない。

(非常の場合の措置)

第78条　村内、特に庁舎近隣の火災その他非常事態が発生したときは、消防団への通報、防護態勢等臨機の処置をとると共に、村長、副村長、総務課長及びその他の職員に急報し、警戒を厳重にしなければならない。

(当直日誌)

第79条　当直勤務を終えた当直員は、収受した文書を封書、葉書その他に分類してその件数を記載するほか、必要な事項を当直日誌に記載し、総務課長へ提出しなければならない。